PFRON bez tajemnic » Case study: przerwa między orzeczeniami a dofinansowanie PFRON — kiedy pracodawca może odzyskać prawo do pomocy?

W praktyce rozliczeń PFRON jednym z częstszych problemów jest sytuacja, w której pracownikowi kończy się ważność orzeczenia o niepełnosprawności, a nowe orzeczenie zostaje wydane dopiero po pewnym czasie. Pracodawcy często nie wiedzą wtedy, czy mogą nadal wliczać taką osobę do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych, czy mogą składać korekty wniosków WN-D oraz czy zachowują prawo do dofinansowania do wynagrodzenia.

Poniżej omawiam konkretny przypadek, który pokazuje, jak ważne są daty: zakończenia poprzedniego orzeczenia, wydania nowego orzeczenia, daty wskazanej w jego treści oraz dnia wpływu dokumentu do pracodawcy.

Opis sytuacji

Pracownik posiadał orzeczenie o lekkim stopniu niepełnosprawności ważne do dnia 28 lutego 2026 r. Po zakończeniu ważności tego orzeczenia złożył wniosek o wydanie kolejnego dokumentu.

Nowe orzeczenie zostało wydane z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności. Pracownik otrzymał je dnia 23 kwietnia 2026 r., natomiast z treści orzeczenia wynikało, że niepełnosprawność istnieje od dnia 12 marca 2026 r.

Dokument wpłynął do pracodawcy dnia 30 kwietnia 2026 r.

Problem polegał na tym, że za marzec i kwiecień pracodawca nie składał wniosków WN-D, ponieważ w tym czasie nie miał jeszcze informacji, czy pracownik otrzyma nowe orzeczenie. Dodatkowo powstała wątpliwość, czy pracownik może być wykazany jako osoba z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności od 12 marca 2026 r., a w dniach od 1 do 11 marca traktowany jako osoba pełnosprawna.

Kluczowe pytania pracodawcy

W tej sprawie należało ustalić:

Czy pracownika można ponownie wliczyć do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych od dnia 12 marca 2026 r.?

Czy za marzec można wykazać go z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności dopiero od 12 marca?

Czy za okres od 1 do 11 marca pracownik powinien być traktowany jako osoba pełnosprawna?

Czy pracodawca może złożyć wnioski WN-D za marzec i kwiecień, skoro w tych miesiącach nie posiadał jeszcze nowego orzeczenia?

Czy przerwa między orzeczeniami powoduje konieczność ponownego badania efektu zachęty?

Stanowisko PFRON

Z odpowiedzi PFRON wynika, że w opisanym przypadku zastosowanie ma art. 2a ust. 3 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

Oznacza to, że bez względu na datę złożenia wniosku o wydanie kolejnego orzeczenia, osobę niepełnosprawną można wliczyć do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych również za okres do 3 miesięcy poprzedzających dzień przedstawienia pracodawcy kolejnego orzeczenia — pod warunkiem, że z treści tego orzeczenia wynika, iż w tym okresie osoba była niepełnosprawna.

W tym przypadku PFRON wskazał, że pracodawca może ponownie wliczać pracownika do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych od dnia 12 marca 2026 r.

To oznacza, że za okres od 1 do 11 marca 2026 r. pracownik nie powinien być wykazywany jako osoba niepełnosprawna na podstawie nowego orzeczenia, ponieważ z dokumentu wynika data od 12 marca 2026 r.

Ważny aspekt: umiarkowany stopień i koszty płacy

W sprawie pojawił się jeszcze jeden bardzo istotny element. Nowe orzeczenie potwierdzało umiarkowany stopień niepełnosprawności.

Pracownik z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności korzysta z uprawnień pracowniczych wynikających z rozdziału 4 ustawy o rehabilitacji. Może to mieć wpływ m.in. na normy czasu pracy i rozliczenie wynagrodzenia.

PFRON zwrócił uwagę, że jeżeli wsteczne wliczenie pracownika do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności spowoduje zwiększenie kosztów płacy, np. przez konieczność uwzględnienia nadgodzin, to takie należności powinny zostać wypłacone pracownikowi niezwłocznie po ich stwierdzeniu, w terminie przewidzianym w Kodeksie pracy, ale przed złożeniem korekty wniosku WN-D.

To bardzo ważna wskazówka praktyczna. Samo otrzymanie orzeczenia to nie wszystko. Pracodawca powinien również sprawdzić, czy zmiana stopnia niepełnosprawności wpływa na czas pracy, wynagrodzenie oraz koszty płacy wykazywane do PFRON.

Efekt zachęty — czy trzeba badać go ponownie?

W analizowanym przypadku pracodawca wcześniej wykazał efekt zachęty i pobierał już dofinansowanie do wynagrodzenia tego pracownika. Przerwa wynikała wyłącznie z zakończenia ważności poprzedniego orzeczenia i oczekiwania na nowe.

PFRON wskazał, że efekt zachęty ustala się jednokrotnie — na miesiąc podjęcia pracy przez osobę niepełnosprawną — i trwa on do momentu rozwiązania stosunku pracy albo utraty przez pracownika statusu osoby niepełnosprawnej.

Jednocześnie, jeżeli pojawia się przerwa w niepełnosprawności, czyli brak ciągłości pomiędzy orzeczeniami, pracodawca może uznać, że doszło do sytuacji, w której niepełnosprawność powstała w trakcie zatrudnienia. W takim przypadku możliwe jest kontynuowanie ubiegania się o dofinansowanie, o ile spełnione są pozostałe warunki ustawowe.

Najważniejszy błąd, którego należy uniknąć

Najistotniejsza część stanowiska PFRON dotyczy terminu zgłoszenia pracownika do dofinansowania.

Skoro nowe orzeczenie wpłynęło do pracodawcy dnia 30 kwietnia 2026 r., to pracodawca powinien zgłosić tę osobę do dofinansowania za miesiąc, w którym wpłynęło orzeczenie, czyli za kwiecień 2026 r.

W praktyce oznaczało to konieczność złożenia wniosku za kwiecień w terminie do 25 maja 2026 r.

Jeżeli pracodawca spełniał pozostałe warunki do otrzymania pomocy, a mimo to nie wystąpił o dofinansowanie za ten miesiąc, pomoc na tego pracownika nie będzie przysługiwała przez cały okres zatrudnienia na podstawie danej umowy o pracę.

To pokazuje, jak duże znaczenie ma nie tylko sama treść orzeczenia, ale również data jego wpływu do pracodawcy i terminowe złożenie dokumentów do PFRON.

Wnioski z case study

Ten przypadek pokazuje, że przy rozliczeniach PFRON nie można patrzeć wyłącznie na datę wydania orzeczenia. Kluczowe znaczenie mają cztery daty:

data zakończenia poprzedniego orzeczenia,
data, od której nowe orzeczenie potwierdza niepełnosprawność,
data przedstawienia orzeczenia pracodawcy,
termin złożenia wniosku WN-D.

W opisanej sprawie pracodawca mógł ponownie wliczyć pracownika do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych od dnia 12 marca 2026 r. Jednocześnie musiał pamiętać, że wpływ orzeczenia w dniu 30 kwietnia 2026 r. powodował obowiązek zgłoszenia pracownika do dofinansowania za kwiecień w ustawowym terminie.

Brak działania w odpowiednim czasie mógłby oznaczać utratę prawa do pomocy na tego pracownika przez cały okres zatrudnienia na danej umowie.

Dlaczego warto analizować takie przypadki indywidualnie?

Rozliczenia PFRON są obszarem, w którym jeden termin, jedna data albo jedna błędna interpretacja mogą mieć bardzo poważne skutki finansowe dla pracodawcy.

W tym przypadku znaczenie miały nie tylko przepisy dotyczące wliczania pracownika do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych, ale również efekt zachęty, termin złożenia wniosku, korekty WN-D, koszty płacy oraz uprawnienia pracownika z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności.

Dlatego każda sytuacja związana z przerwą między orzeczeniami powinna być dokładnie przeanalizowana przed złożeniem wniosku lub korekty do PFRON.

Masz podobną sytuację w swojej firmie?

Jeżeli nie masz pewności, czy możesz złożyć wniosek WN-D, zrobić korektę, wliczyć pracownika do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych albo kontynuować dofinansowanie po przerwie między orzeczeniami — skontaktuj się ze mną.

Pomagam pracodawcom bezpiecznie rozliczać dofinansowania PFRON, analizować trudne przypadki, weryfikować efekt zachęty oraz przygotowywać prawidłową dokumentację.

Nie ryzykuj utraty dofinansowania przez błędną interpretację przepisów. Skonsultuj swój przypadek i sprawdź, jakie działania możesz podjąć, zanim miną ustawowe terminy.

Skontaktuj się ze mną i sprawdź, czy Twoja firma prawidłowo korzysta z dofinansowań PFRON.

Elżbieta Górecka - Specjalista ds. rozliczeń PFRON

tel. 600 986 874

e-mail: e.gorecka@av-kancelaria.pl

Case study: przerwa między orzeczeniami a dofinansowanie PFRON — kiedy pracodawca może odzyskać prawo do pomocy?