Nowe orzeczenie z wyższym stopniem niepełnosprawności – kiedy można skorygować Wn-D i jak rozliczyć czas pracy?

Nowe orzeczenie z wyższym stopniem niepełnosprawności – kiedy można skorygować Wn-D i jak rozliczyć czas pracy?

Otrzymanie przez pracodawcę kolejnego orzeczenia o stopniu niepełnosprawności może oznaczać konieczność ponownego przeanalizowania wcześniejszych miesięcy. Problem pojawia się szczególnie wtedy, gdy nowe orzeczenie potwierdza z datą wcześniejszą umiarkowany albo znaczny stopień niepełnosprawności, podczas gdy pracownik był dotychczas wykazywany jako osoba z lekkim stopniem.

Taka sytuacja może otworzyć możliwość zwiększenia należnego dofinansowania do wynagrodzenia. Jednocześnie może spowodować powstanie zaległych uprawnień pracowniczych, w tym roszczenia o wynagrodzenie za pracę przekraczającą skrócone normy czasu pracy.

Złożenie korekty Wn-D „in plus” nie powinno więc ograniczać się wyłącznie do zmiany stopnia niepełnosprawności w formularzu INF-D-P. Przed korektą należy zweryfikować również czas pracy, listy płac, składki oraz terminowość poniesienia wszystkich kosztów płacy.

Od kiedy pracownik jest uwzględniany jako osoba niepełnosprawna?

Podstawową zasadą jest zaliczanie pracownika do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych od dnia przedstawienia pracodawcy orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność.

Inaczej może wyglądać sytuacja w przypadku kolejnego orzeczenia. Przepisy przewidują możliwość uwzględnienia pracownika od dnia złożenia wniosku o wydanie kolejnego orzeczenia, jeżeli:

• z nowego orzeczenia wynika, że w tym okresie pracownik był osobą niepełnosprawną,
• wniosek o wydanie kolejnego orzeczenia został złożony najpóźniej w dniu następującym po dniu utraty ważności poprzedniego orzeczenia.

Niezależnie od terminu złożenia wniosku pracownik może zostać zaliczony do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych również za okres obejmujący maksymalnie trzy miesiące poprzedzające dzień przedstawienia kolejnego orzeczenia, o ile treść orzeczenia potwierdza niepełnosprawność w tym czasie. Zasady te wynikają z art. 2a ustawy o rehabilitacji.

Każdy przypadek wymaga zatem ustalenia co najmniej czterech dat:

1. terminu ważności wcześniejszego orzeczenia,
2. dnia złożenia wniosku o wydanie kolejnego orzeczenia,
3. dnia wydania nowego orzeczenia,
4. dnia przedstawienia go pracodawcy.

Dopiero zestawienie tych dat z treścią nowego orzeczenia pozwala określić okres, za który można rozważać korekty dokumentów PFRON.

Przedłużenie ważności poprzedniego orzeczenia

Jeżeli pracownik złożył wniosek o wydanie kolejnego orzeczenia jeszcze w okresie ważności dotychczasowego dokumentu, wcześniejsze orzeczenie może zachować ważność do dnia wydania kolejnego ostatecznego orzeczenia.

Przedłużenie nie może jednak trwać dłużej niż do ostatniego dnia szóstego miesiąca następującego po dacie, do której poprzednie orzeczenie było ważne. Powiatowy zespół powinien wystawić zaświadczenie potwierdzające złożenie wniosku i wskazujące okres dalszej ważności dotychczasowego orzeczenia. Wynika to z art. 6bb ustawy o rehabilitacji.

W praktyce pracodawca może więc przez kilka miesięcy prawidłowo wykazywać pracownika według dotychczasowego stopnia, a dopiero później otrzymać nowe orzeczenie, które potwierdza wyższy stopień za wcześniejszy okres.

Czy można zwiększyć dofinansowanie za poprzednie miesiące?

Jeżeli nowe orzeczenie pozwala zaliczyć pracownika do wyższego stopnia niepełnosprawności za wcześniejszy okres, pracodawca może przeanalizować możliwość złożenia korekt Wn-D zwiększających wysokość dofinansowania.

Nie oznacza to jednak, że samo posiadanie nowego orzeczenia automatycznie przesądza o prawie do dodatkowej wypłaty.

Za każdy korygowany miesiąc należy ponownie sprawdzić wszystkie warunki otrzymania pomocy, między innymi:

• prawidłowe zaliczenie pracownika do odpowiedniego stopnia,
• ujęcie pracownika w ewidencji zatrudnionych osób niepełnosprawnych,
• terminowe poniesienie kosztów płacy,
• właściwy sposób wypłaty wynagrodzenia,
• terminowe opłacenie składek,
• osiąganie wymaganego wskaźnika zatrudnienia, jeżeli pracodawca zatrudnia co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
• spełnienie warunku efektu zachęty, jeżeli znajduje on zastosowanie,
• brak innych przesłanek wyłączających prawo do dofinansowania.

Przy korekcie Wn-D należy dołączyć tylko te załączniki INF-D-P, które są zmieniane albo dodawane. Kwota wykazana w korygującym Wn-D powinna uwzględniać zarówno prawidłowe, niekorygowane załączniki, jak i załączniki objęte korektą.

Wyższy stopień z datą wcześniejszą wpływa również na czas pracy

Największe ryzyko pojawia się wtedy, gdy pracownik posiadał dotychczas lekki stopień niepełnosprawności i pracował po 8 godzin na dobę oraz 40 godzin tygodniowo, a kolejne orzeczenie potwierdziło z wcześniejszą datą stopień umiarkowany albo znaczny.

Co do zasady czas pracy osoby z niepełnosprawnością nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo. W przypadku osoby zaliczonej do znacznego albo umiarkowanego stopnia obowiązuje skrócona norma wynosząca 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo.

Ustawa wskazuje również, że osoba z niepełnosprawnością zasadniczo nie może być zatrudniana w godzinach nadliczbowych ani w porze nocnej. Wyjątki dotyczą między innymi osób zatrudnionych przy pilnowaniu oraz przypadków, w których lekarz – na wniosek pracownika – wyraził zgodę na niestosowanie ograniczeń.

Jeżeli pracownik nie był objęty żadnym z wyjątków, wsteczne zaliczenie go do umiarkowanego lub znacznego stopnia może oznaczać, że praca wykonywana ponad 7 godzin na dobę albo 35 godzin tygodniowo powinna zostać ponownie rozliczona.

Przykład

Pracownik posiadał orzeczenie o lekkim stopniu niepełnosprawności. Dzięki terminowemu złożeniu wniosku o wydanie kolejnego orzeczenia ważność dotychczasowego dokumentu została przedłużona.

W tym okresie pracownik wykonywał pracę po 8 godzin dziennie. Pracodawca wykazywał go w dokumentach PFRON jako osobę z lekkim stopniem i pobierał dofinansowanie w wysokości właściwej dla tego stopnia.

Po kilku miesiącach pracownik przedstawił nowe, ostateczne orzeczenie, zgodnie z którym od dnia złożenia wniosku był zaliczony do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności.

Pracodawca powinien w takiej sytuacji przeanalizować równolegle dwa obszary:

Rozliczenia z PFRON

Należy ustalić, za które miesiące możliwa jest zmiana stopnia w INF-D-P i zwiększenie należnego dofinansowania.

Rozliczenia pracownicze

Należy sprawdzić, czy w okresie objętym wyższym stopniem powstała praca przekraczająca normy 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo oraz czy wymaga ona wypłaty dodatkowego wynagrodzenia lub udzielenia czasu wolnego.

Nie powinno się korygować dokumentów PFRON bez wcześniejszego uporządkowania rozliczeń czasu pracy i wynagrodzeń.

Nadgodziny mogą zmienić wysokość kosztów płacy

Jeżeli analiza wykaże, że pracownik powinien otrzymać dodatkowe wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, kwota ta wpływa na koszty płacy wykazywane na potrzeby dofinansowania.

Do kosztów płacy zalicza się między innymi:

• wynagrodzenie brutto,
• finansowane przez pracodawcę obowiązkowe składki emerytalne, rentowe i wypadkowe,
• obowiązkowe składki na Fundusz Pracy,
• składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
• składki na Fundusz Solidarnościowy.

PFRON wyjaśnia, że kosztami płacy są wynagrodzenia mające charakter wynagrodzeniowy oraz naliczone od nich obowiązkowe składki finansowane przez pracodawcę.

W konsekwencji wypłata wynagrodzenia i dodatku za nadgodziny może powodować konieczność zmiany wartości wykazanych wcześniej w INF-D-P.

Dodatkowe wynagrodzenie trzeba wypłacić przed korektą

Szczególnie istotna jest kolejność działań.

Jeżeli w wyniku otrzymania kolejnego orzeczenia pracodawca stwierdzi, że pracownikowi przysługuje dodatkowe wynagrodzenie, powinien najpierw:

1. ustalić liczbę godzin podlegających rozliczeniu,
2. określić sposób ich rekompensaty,
3. skorygować dokumentację czasu pracy,
4. naliczyć należne wynagrodzenie i składki,
5. wypłacić wynagrodzenie oraz opłacić składki,
6. dopiero następnie przygotować korekty dokumentów PFRON.

Złożenie korekty „in plus” przed faktycznym poniesieniem dodatkowych kosztów płacy może zostać zakwestionowane. W INF-D-P wykazuje się bowiem koszty rzeczywiście poniesione przez pracodawcę, a nie jedynie kwoty naliczone lub planowane.

Terminowość kosztów płacy nadal ma znaczenie

Dofinansowanie do wynagrodzenia nie przysługuje, jeżeli miesięczne koszty płacy zostały poniesione z opóźnieniem przekraczającym 14 dni względem terminów wynikających z właściwych przepisów.

Wyjątek dotyczący składek może mieć zastosowanie, gdy składki opłacone z przekroczeniem dopuszczalnego terminu stanowią mniej niż 2% składek należnych za dany miesiąc.

W przypadku zaległości ujawnionych dopiero po otrzymaniu kolejnego orzeczenia należy więc ustalić termin, w którym powstał obowiązek ich rozliczenia. Istotne jest, aby należności zostały uregulowane niezwłocznie po stwierdzeniu obowiązku, jeszcze przed wystąpieniem do PFRON o zwiększenie dofinansowania.

Jakich dokumentów może zażądać PFRON?

Korekta zwiększająca wysokość dofinansowania może zostać objęta czynnościami sprawdzającymi. Pracodawca powinien być przygotowany na przedstawienie dokumentów potwierdzających zarówno zmianę stopnia, jak i poniesienie kosztów płacy.

PFRON może poprosić między innymi o:

• nowe orzeczenie o stopniu niepełnosprawności,
• poprzednie orzeczenie i zaświadczenie o przedłużeniu jego ważności,
• potwierdzenie daty przedstawienia dokumentów pracodawcy,
• listy płac za korygowane miesiące,
• korekty list płac,
• ewidencję czasu pracy,
• potwierdzenia wypłaty wynagrodzeń,
• potwierdzenia opłacenia składek,
• wyjaśnienie sposobu rozliczenia godzin nadliczbowych,
• oświadczenie o dacie i formie wypłaty wynagrodzenia.

Od 1 czerwca 2026 r. przy składaniu Wn-D lub jego korekty należy stosować aktualną wersję formularza INF-O-PP. W przypadku dokumentów wysyłanych przez SODiR system udostępnia właściwą wersję formularza.

Korekta Wn-D krok po kroku

Przed wysłaniem korekty zwiększającej dofinansowanie warto zastosować następującą kolejność:

1. Przeanalizuj treść nowego orzeczenia

Sprawdź stopień niepełnosprawności, datę lub okres ustalenia stopnia oraz wskazania zawarte w dokumencie.

2. Ustal daty mające wpływ na ciągłość niepełnosprawności

Zweryfikuj datę ważności poprzedniego orzeczenia, dzień złożenia wniosku, datę wydania nowego orzeczenia oraz dzień dostarczenia go pracodawcy.

3. Określ miesiące podlegające ewentualnej korekcie

Nie należy automatycznie korygować całego okresu. Zakres korekty musi wynikać z art. 2a, art. 6bb oraz treści orzeczenia.

4. Sprawdź czas pracy

Porównaj faktycznie przepracowane godziny z normą właściwą dla stopnia umiarkowanego lub znacznego.

5. Rozlicz należności pracownicze

Skoryguj ewidencję czasu pracy, listy płac, składki i pozostałą dokumentację rozliczeniową.

6. Ponownie zweryfikuj warunki dofinansowania

Sprawdź koszty płacy, efekt zachęty, wskaźnik zatrudnienia oraz pozostałe przesłanki ustawowe osobno dla każdego miesiąca.

7. Przygotuj dokumenty do kontroli

Zgromadź dowody wypłaty wynagrodzenia, zapłaty składek, dokumentację czasu pracy oraz orzeczenia.

8. Złóż korektę Wn-D i właściwych załączników

Korektę w SODiR można utworzyć z poziomu listy dokumentów Wn-D, wybierając okres i wniosek, którego zmiana ma dotyczyć.

Najczęstszy błąd pracodawcy

Największym błędem jest potraktowanie nowego orzeczenia wyłącznie jako podstawy do zwiększenia kwoty dofinansowania.

Zmiana stopnia z lekkiego na umiarkowany lub znaczny może bowiem wpływać nie tylko na kwotę należną z PFRON, lecz również na:

• normę czasu pracy,
• zakaz pracy w nadgodzinach i porze nocnej,
• wysokość należnego wynagrodzenia,
• składki finansowane przez pracodawcę,
• kwotę kosztów płacy wykazaną w INF-D-P,
• obowiązek skorygowania dokumentacji pracowniczej.

Dopiero po uporządkowaniu tych obszarów można bezpiecznie ocenić, czy korekta Wn-D „in plus” jest zasadna.

Podsumowanie

Kolejne orzeczenie potwierdzające z datą wcześniejszą wyższy stopień niepełnosprawności może umożliwić zwiększenie dofinansowania do wynagrodzenia pracownika. Nie jest to jednak prosta korekta polegająca wyłącznie na zmianie symbolu stopnia w dokumentach PFRON.

Pracodawca powinien najpierw ustalić okres obowiązywania wyższego stopnia, a następnie sprawdzić, czy w tym czasie przestrzegane były właściwe normy czasu pracy. Jeżeli powstały godziny wymagające dodatkowego rozliczenia, należy skorygować wynagrodzenia i składki, faktycznie ponieść koszty płacy oraz zgromadzić dokumentację potwierdzającą wykonane czynności.

Dopiero po przeprowadzeniu pełnej analizy można przygotować korektę Wn-D zwiększającą wysokość dofinansowania, ograniczając jednocześnie ryzyko zakwestionowania jej przez PFRON.

Ważne: Każdy przypadek należy oceniać indywidualnie. Znaczenie mają nie tylko daty wskazane w orzeczeniach, lecz również termin złożenia wniosku, data przedstawienia dokumentu pracodawcy, sposób organizacji czasu pracy i termin poniesienia kosztów płacy.

Masz podobny przypadek w swojej firmie?

Pracownik dostarczył orzeczenie dopiero w trakcie zatrudnienia, wcześniej posiadał inne orzeczenie albo otrzymał wyższy stopień niepełnosprawności?

Nie zakładaj automatycznie, że dofinansowanie z PFRON przysługuje prawidłowo. W takich sprawach znaczenie mogą mieć konkretne daty, treść wcześniejszych orzeczeń, okres obowiązywania umów oraz moment rozpoczęcia składania wniosków.

Skontaktuj się ze mną — wspólnie sprawdzimy, czy w Twojej firmie występuje ryzyko związane z pobieranym dofinansowaniem i jakie działania warto rozważyć.

tel: 600 986 874

e-mail: e.gorecka@av-kancelaria.pl

KONTAKT

Masz pytania?

Nazywam się Elżbieta Górecka. Jako ekspert kadrowo-płacowy zajmuję się również tematyką PFRON. W kwestiach PFRON od ponad 10 lat wspieram firmy z sukcesem pozyskując dla nich dofinansowania do pensji pracowników oraz obniżając obowiązkowe wpłaty do PFRON.

PFRON, szkolenia, dofinansowania i wpłaty.

ul. Wiejska 10, 44-200 Rybnik

+48 600 986 874

e.gorecka@av-kancelaria.pl

MENU

Śledź Nas