Pracownik dostarczył orzeczenie dopiero po kilku miesiącach zatrudnienia. Czy pracodawca może uzyskać dofinansowanie z PFRON?
Zatrudnienie pracownika z orzeczeniem o niepełnosprawności może dawać pracodawcy prawo do ubiegania się o dofinansowanie do wynagrodzenia z PFRON. W praktyce pojawiają się jednak sytuacje, które na pierwszy rzut oka wydają się proste, a po analizie okazują się bardzo ryzykowne.
Jedną z takich sytuacji jest przypadek pracownika, który w chwili zatrudnienia nie poinformował pracodawcy, że posiadał wcześniej orzeczenie o niepełnosprawności i że złożył wniosek o wydanie kolejnego orzeczenia. Nowy dokument trafia do pracodawcy dopiero po kilku miesiącach pracy.
Czy w takim przypadku pracodawca może wystąpić o dofinansowanie do wynagrodzenia? A jeżeli tak, to od kiedy?
Stan faktyczny
Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę o pracę 31 stycznia 2026 r., z datą rozpoczęcia pracy od 1 lutego 2026 r.
W momencie zatrudniania pracodawca nie miał wiedzy, że pracownik posiadał wcześniej orzeczenie o niepełnosprawności ważne do 31 stycznia 2026 r. Pracownik nie poinformował również, że jeszcze przed rozpoczęciem pracy złożył wniosek o wydanie kolejnego orzeczenia.
Nowe orzeczenie zostało wydane 28 maja 2026 r., wpłynęło do pracodawcy 10 czerwca 2026 r. i potwierdzało lekki stopień niepełnosprawności, przy czym ustalony stopień datowano od 18 listopada 2021 r.
Pracodawca powziął więc wiedzę o niepełnosprawności pracownika dopiero w czerwcu 2026 r.
Pojawiło się pytanie: czy można wystąpić o dofinansowanie od czerwca 2026 r., czyli od miesiąca wpływu orzeczenia, czy może nawet cofnąć się do lutego 2026 r., czyli miesiąca zatrudnienia?
Kluczowy warunek: efekt zachęty
Jednym z podstawowych warunków ubiegania się o dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika z niepełnosprawnością jest wykazanie tzw. efektu zachęty.
Efekt zachęty oznacza, że pracodawca musi wykazać, że zatrudnienie osoby z niepełnosprawnością nastąpiło w warunkach uprawniających do uzyskania pomocy publicznej.
Można go wykazać zasadniczo na dwa sposoby:
metodą ilościową – poprzez wykazanie wzrostu zatrudnienia w miesiącu podjęcia pracy przez osobę z niepełnosprawnością w stosunku do średniego stanu zatrudnienia z 12 miesięcy poprzedzających ten miesiąc,
albo
metodą jakościową – poprzez wykazanie, że pracownik z niepełnosprawnością został zatrudniony na konkretnym wakacie zwolnionym w wyniku określonych przyczyn, np. rozwiązania umowy za wypowiedzeniem pracownika, porozumienia stron, upływu czasu, na jaki umowa była zawarta, przejścia pracownika na rentę czy wygaśnięcia umowy.
Co istotne, efekt zachęty ustala się jednokrotnie — na miesiąc podjęcia pracy przez pracownika. Jeżeli efekt zachęty nie zostanie wykazany na właściwy moment, problem może dotyczyć całego okresu obowiązywania danej umowy o pracę.
Wiedza pracodawcy o niepełnosprawności ma kluczowe znaczenie
W analizowanym przypadku najważniejsze znaczenie ma to, czy pracodawca w dniu podpisania umowy o pracę albo najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy miał udokumentowaną wiedzę, że zatrudnia osobę z niepełnosprawnością.
Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest posiadanie w aktach osobowych kopii orzeczenia dostarczonego najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. Na kopii orzeczenia warto odnotować datę jego wpływu do pracodawcy.
Jeżeli pracownik dostarcza orzeczenie dopiero w trakcie zatrudnienia, pracodawca powinien ustalić, czy w dniu zatrudnienia pracownik miał już status osoby z niepełnosprawnością.
To rozróżnienie jest bardzo ważne.
Dwa możliwe scenariusze
Scenariusz 1: pracownik w dniu zatrudnienia nie miał ważnego orzeczenia
Jeżeli w dniu zatrudnienia pracownik był osobą pełnosprawną, czyli nie posiadał ważnego orzeczenia, a niepełnosprawność została potwierdzona dopiero w trakcie zatrudnienia, pracodawca może ubiegać się o dofinansowanie do wynagrodzenia.
W takiej sytuacji nie ma obowiązku wykazywania efektu zachęty.
Pierwszy wniosek należy złożyć za miesiąc, w którym do pracodawcy wpłynęło orzeczenie, oczywiście pod warunkiem spełnienia pozostałych wymogów ustawowych.
Scenariusz 2: pracownik w dniu zatrudnienia miał status osoby niepełnosprawnej, ale nie poinformował o tym pracodawcy
Inaczej wygląda sytuacja, gdy pracownik w dniu zatrudnienia posiadał status osoby z niepełnosprawnością, ale nie przekazał tej informacji pracodawcy.
W takim przypadku pracodawca nie miał wiedzy, że zatrudnia osobę z niepełnosprawnością, a tym samym nie miał możliwości prawidłowego ustalenia efektu zachęty w miesiącu zatrudnienia.
To może skutkować brakiem prawa do dofinansowania do wynagrodzenia tego pracownika za cały okres obowiązywania danej umowy o pracę.
Znaczenie art. 6bb ustawy o rehabilitacji
W opisanym przypadku szczególne znaczenie ma art. 6bb ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.
Zgodnie z tym przepisem, jeżeli wniosek o wydanie kolejnego orzeczenia został złożony w okresie ważności dotychczasowego orzeczenia, to dotychczasowe orzeczenie zachowuje ważność do dnia wydania kolejnego ostatecznego orzeczenia, jednak nie dłużej niż do ostatniego dnia szóstego miesiąca następującego po dacie końcowej ważności poprzedniego orzeczenia.
W praktyce oznacza to, że mimo iż poprzednie orzeczenie formalnie było ważne do 31 stycznia 2026 r., to jeżeli pracownik złożył wniosek o kolejne orzeczenie jeszcze w czasie jego ważności, jego status osoby z niepełnosprawnością mógł zostać zachowany również po tej dacie.
W analizowanym stanie faktycznym pracownik rozpoczął pracę 1 lutego 2026 r. Jeżeli jego wcześniejsze orzeczenie korzystało z przedłużenia na podstawie art. 6bb, to w dniu podjęcia pracy nadal miał status osoby z niepełnosprawnością.
Problem polega na tym, że pracodawca o tym nie wiedział.
Czy można złożyć wniosek od lutego 2026 r.?
Nie. W opisanej sytuacji nie ma podstaw, aby cofnąć się z wnioskiem do lutego 2026 r.
Pracodawca w lutym nie miał udokumentowanej wiedzy o niepełnosprawności pracownika, nie posiadał orzeczenia i nie mógł prawidłowo wykazać efektu zachęty na moment zatrudnienia.
Czy można złożyć wniosek od czerwca 2026 r.?
Również tutaj odpowiedź może być negatywna, jeżeli okaże się, że pracownik w dniu zatrudnienia miał status osoby z niepełnosprawnością, ale nie poinformował o tym pracodawcy.
Jeżeli pracownik na dzień podjęcia pracy dysponował orzeczeniem, którego ważność została przedłużona na podstawie art. 6bb ustawy o rehabilitacji, a pracodawca nie wiedział o jego statusie, to pracodawca nie będzie mógł wykazać efektu zachęty.
W konsekwencji dofinansowanie nie będzie przysługiwało przez cały okres trwania danej umowy o pracę.
Brak efektu zachęty dotyczy całej umowy
To bardzo ważny wniosek praktyczny.
Brak efektu zachęty lub brak wykazania konieczności pomocy w odniesieniu do pracownika zatrudnionego na podstawie konkretnej umowy o pracę skutkuje wobec całego okresu obowiązywania tej umowy.
Praktyczny wniosek dla pracodawców
Opisany przypadek pokazuje, jak ważne jest prawidłowe ustalenie statusu pracownika już na etapie zatrudnienia.
Pracodawca powinien zadbać o to, aby w dokumentacji kadrowej znalazła się informacja, czy pracownik posiada orzeczenie o niepełnosprawności, czy jest w trakcie oczekiwania na kolejne orzeczenie oraz czy wcześniejsze orzeczenie może korzystać z przedłużenia na podstawie art. 6bb ustawy o rehabilitacji.
Nie chodzi przy tym wyłącznie o samo posiadanie orzeczenia. Kluczowe znaczenie ma data wpływu dokumentu do pracodawcy, data zatrudnienia, data rozpoczęcia pracy, data wydania orzeczenia, okres ważności poprzedniego orzeczenia oraz moment złożenia wniosku o kolejne orzeczenie.
Błąd na tym etapie może spowodować, że pracodawca utraci prawo do dofinansowania za cały okres obowiązywania danej umowy.
Podsumowanie
W opisanej sytuacji pracownik nie poinformował pracodawcy, że wcześniej posiadał orzeczenie i że złożył wniosek o wydanie kolejnego orzeczenia. Nowe orzeczenie wpłynęło do pracodawcy dopiero po kilku miesiącach zatrudnienia.
Jeżeli na dzień podjęcia pracy pracownik miał zachowany status osoby z niepełnosprawnością na podstawie art. 6bb ustawy o rehabilitacji, pracodawca nie może potraktować go jako osoby, której niepełnosprawność powstała dopiero w trakcie zatrudnienia.
W takim przypadku brak wiedzy pracodawcy o niepełnosprawności pracownika w dniu zatrudnienia uniemożliwia wykazanie efektu zachęty. W konsekwencji dofinansowanie do wynagrodzenia może nie przysługiwać przez cały okres obowiązywania tej umowy o pracę.
To kolejny przykład pokazujący, że w dofinansowaniach PFRON nie wystarczy samo posiadanie orzeczenia przez pracownika. Równie ważne są daty, dokumenty, sposób ich udokumentowania oraz prawidłowa analiza efektu zachęty.
Potrzebujesz sprawdzić, czy możesz bezpiecznie wnioskować o dofinansowanie?
Jeżeli masz wątpliwości, od którego miesiąca możesz ubiegać się o dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika z orzeczeniem albo czy w Twojej firmie prawidłowo ustalono efekt zachęty, warto przeanalizować dokumenty przed złożeniem wniosku.
Pomagam pracodawcom weryfikować dokumentację PFRON, analizować ryzyka związane z efektem zachęty oraz ustalać, czy dofinansowanie przysługuje i od kiedy można o nie bezpiecznie wnioskować.
Skontaktuj się, jeżeli chcesz sprawdzić swoją sytuację przed wysłaniem wniosku do PFRON.
KONTAKT
Masz pytania?
Nazywam się Elżbieta Górecka. Jako ekspert kadrowo-płacowy zajmuję się również tematyką PFRON. W kwestiach PFRON od ponad 10 lat wspieram firmy z sukcesem pozyskując dla nich dofinansowania do pensji pracowników oraz obniżając obowiązkowe wpłaty do PFRON.
PFRON, szkolenia, dofinansowania i wpłaty.
ul. Wiejska 10, 44-200 Rybnik