Pracownik przynosi orzeczenie
o niepełnosprawności w trakcie zatrudnienia.Czy pracodawca może od razu wystąpić o dofinansowanie z PFRON?
Na pierwszy rzut oka sytuacja wydaje się prosta.
Pracownik od kilku lat pracuje w firmie jako osoba pełnosprawna. Pewnego dnia przynosi do działu kadr orzeczenie o stopniu niepełnosprawności.
Naturalna reakcja?
„Skoro mamy orzeczenie, to od tego momentu możemy zacząć korzystać z dofinansowania do jego wynagrodzenia.”
I właśnie w takim momencie bardzo łatwo popełnić błąd.
Bo w PFRON samo posiadanie aktualnego orzeczenia nie zawsze wystarcza, aby odpowiedzieć na pytanie:
czy pracodawca rzeczywiście ma prawo do dofinansowania?
Przypadek z praktyki
Pracownik został zatrudniony 24 marca 2022 r. jako osoba pełnosprawna.
Po kilku latach, 26 maja 2026 r., dostarczył pracodawcy nowe orzeczenie o stopniu niepełnosprawności.
Orzeczenie zostało wydane 19 maja 2026 r., ale znalazła się w nim informacja, że ustalony stopień niepełnosprawności istnieje od… 25 marca 2011 r.
I tu zaczyna się problem.
Bo pojawia się pytanie:
Czy skoro w orzeczeniu widnieje rok 2011, to znaczy, że pracownik był osobą niepełnosprawną już w momencie zatrudnienia w 2022 r.?
A może znaczenie ma dopiero nowe orzeczenie wydane w 2026 r.?
A jeśli znaczenie ma data dostarczenia dokumentu pracodawcy – czy właśnie od 26 maja można rozpocząć wnioskowanie o dofinansowanie?
Te trzy daty mogą prowadzić do zupełnie różnych wniosków.
Jedna z największych pułapek: data w orzeczeniu nie zawsze mówi to, co myślisz
W praktyce często spotykam się z założeniem:
„Skoro w orzeczeniu jest napisane, że niepełnosprawność istnieje od 2011 r., to pracownik był osobą niepełnosprawną również w 2022 r.”
Nie zawsze.
I właśnie tutaj zaczyna się prawdziwa analiza.
Trzeba bowiem rozróżnić:
-
datę powstania niepełnosprawności,
-
datę ustalenia stopnia niepełnosprawności,
-
okres obowiązywania poszczególnych orzeczeń,
-
moment, w którym pracownik faktycznie posiadał status osoby niepełnosprawnej,
-
moment, w którym pracodawca uzyskał wiedzę o tym statusie.
Samo spojrzenie na aktualne orzeczenie może być niewystarczające.
W odpowiedzi dotyczącej tego przypadku PFRON wskazał, że pracodawca powinien ustalić, czy w dniu zatrudnienia pracownik posiadał ważne orzeczenie, którego wcześniej nie przedstawił pracodawcy. Jeżeli tak było, sytuacja wygląda zupełnie inaczej niż w przypadku osoby, której niepełnosprawność została potwierdzona dopiero w trakcie zatrudnienia.
I tutaj pojawia się efekt zachęty
To pojęcie, które w praktyce sprawia pracodawcom bardzo dużo problemów.
Efekt zachęty jest jednym z podstawowych elementów, które należy przeanalizować przy ubieganiu się o dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego.
W uproszczeniu chodzi o odpowiedź na pytanie:
czy zatrudnienie osoby niepełnosprawnej nastąpiło w warunkach pozwalających pracodawcy korzystać z pomocy publicznej?
Problem zaczyna się wtedy, gdy pracownik został zatrudniony jako osoba pełnosprawna, a orzeczenie trafia do pracodawcy dopiero kilka lat później.
Czy efekt zachęty trzeba wtedy badać?
Czy można uznać, że niepełnosprawność powstała w trakcie zatrudnienia?
A może trzeba wrócić do dnia podpisania pierwszej umowy o pracę?
Odpowiedź zależy od historii konkretnego pracownika.
I właśnie dlatego nie można automatycznie przyjąć jednego schematu dla wszystkich takich przypadków.
Dwie bardzo podobne sytuacje mogą dać zupełnie inne skutki
Wyobraźmy sobie dwóch pracowników.
Obaj zostali zatrudnieni kilka lat temu jako osoby pełnosprawne.
Obaj w tym samym miesiącu przynoszą pracodawcy nowe orzeczenia.
Na pierwszy rzut oka sytuacja wygląda identycznie.
Ale po przeanalizowaniu wcześniejszych dokumentów może się okazać, że:
pracownik A w dniu zatrudnienia nie posiadał ważnego orzeczenia, a
pracownik B posiadał ważne orzeczenie, ale nigdy nie poinformował o nim pracodawcy.
Dla działu kadr różnica może wydawać się niewielka.
Dla prawa do dofinansowania z PFRON – może być fundamentalna.
Dlaczego warto sprawdzić wcześniejsze orzeczenia?
W opisanym przypadku szczególnie istotne było ustalenie, co działo się z wcześniejszymi orzeczeniami pracownika.
Czy pracownik rzeczywiście posiadał ważne orzeczenie w momencie zatrudnienia?
Czy wcześniejsze orzeczenie wygasło?
Czy zachowywało ważność na podstawie przepisów szczególnych?
Czy pomiędzy kolejnymi orzeczeniami była przerwa?
Dopiero odpowiedzi na te pytania pozwalają przejść dalej.
PFRON zwrócił uwagę, że samo wskazanie w aktualnym orzeczeniu wcześniejszej daty istnienia niepełnosprawności nie przesądza jeszcze, że pracownik w dniu zatrudnienia posiadał ważne orzeczenie.
To bardzo ważna wskazówka.
Jest jeszcze jedna data, o której pracodawcy często zapominają
Załóżmy, że po analizie okazuje się, że pracodawca rzeczywiście może rozpocząć korzystanie z dofinansowania.
Czy może zrobić to w dowolnym momencie?
Niekoniecznie.
Znaczenie może mieć również miesiąc, w którym pracodawca otrzymał orzeczenie, oraz moment złożenia pierwszego wniosku.
W odpowiedzi dotyczącej analizowanego przypadku PFRON wskazał, że przy niepełnosprawności stwierdzonej w trakcie zatrudnienia pierwszy wniosek powinien zasadniczo zostać złożony za miesiąc, w którym orzeczenie wpłynęło do pracodawcy.
Ale również tutaj nie wystarczy zapamiętać jednej zasady.
Trzeba jeszcze sprawdzić, czy pracodawca w tym momencie spełniał wszystkie pozostałe warunki uzyskania pomocy.
Co zrobiłabym w takim przypadku?
Przede wszystkim nie zaczynałabym od składania Wn-D.
Najpierw odtworzyłabym historię pracownika:
zatrudnienie → wcześniejsze orzeczenia → okresy ich ważności → nowe orzeczenie → data wpływu do pracodawcy → warunki dofinansowania.
Dopiero na tej podstawie można odpowiedzieć na najważniejsze pytanie:
Czy w tym konkretnym przypadku pracodawca ma prawo do dofinansowania, a jeżeli tak – od kiedy?
I właśnie na tym etapie najczęściej pojawiają się błędy.
Bo problem nie polega na tym, żeby znać jedną zasadę PFRON.
Problem polega na tym, żeby wiedzieć którą zasadę zastosować do konkretnej historii pracownika.
PFRON rzadko jest „zero-jedynkowy”
To jeden z powodów, dla których podczas audytów dokumentacji znajduję błędy również u pracodawców, którzy od wielu lat korzystają z dofinansowań.
Procedury są wykonywane miesiącami, czasem latami, według jednego schematu.
Dopóki nie pojawi się nietypowy przypadek.
Nowe orzeczenie.
Zmiana stopnia.
Przerwa pomiędzy orzeczeniami.
Pracownik, który dopiero po kilku latach informuje o niepełnosprawności.
I nagle okazuje się, że standardowa procedura przestaje wystarczać.
Czy wiesz, co sprawdzić przed złożeniem pierwszego wniosku?
Jeżeli pracownik przynosi Ci orzeczenie w trakcie zatrudnienia, nie odpowiadaj automatycznie:
„Dobrze, od tego miesiąca zaczynamy pobierać dofinansowanie.”
Najpierw sprawdź historię.
Bo w jednym przypadku może się okazać, że pracodawca rzeczywiście nabył prawo do dofinansowania.
W drugim – że pomimo posiadania aktualnego orzeczenia prawo do pomocy w ramach obecnej umowy nie powstało.
A w trzecim, problem może dotyczyć jeszcze zupełnie innego elementu.
I właśnie takie przypadki pokazuję na szkoleniach z PFRON.
Nie tylko mówię, co mówią przepisy.
Pokazuję przede wszystkim:
-
jakie dokumenty trzeba zestawić ze sobą,
-
jakie daty porównać,
-
gdzie najczęściej pojawia się błędne założenie,
-
jak przeprowadzić analizę konkretnego pracownika,
-
kiedy można rozpocząć dofinansowanie,
-
i w których sytuacjach złożenie wniosku może oznaczać ryzyko konieczności zwrotu środków.
Bo przy PFRON najdroższe błędy bardzo często zaczynają się od zdania:
„Przecież zawsze robiliśmy to w ten sposób.”
Masz podobny przypadek w swojej firmie?
Nie zakładaj automatycznie, że dofinansowanie z PFRON przysługuje prawidłowo. W takich sprawach znaczenie mogą mieć konkretne daty, treść wcześniejszych orzeczeń, okres obowiązywania umów oraz moment rozpoczęcia składania wniosków.
Skontaktuj się ze mną — wspólnie sprawdzimy, czy w Twojej firmie występuje ryzyko związane z pobieranym dofinansowaniem i jakie działania warto rozważyć.
tel: 600 986 874
e-mail: e.gorecka@av-kancelaria.pl
Chcesz uniknąć błędów w PFRON, które mogą kosztować firmę tysiące złotych?
W rozliczeniach PFRON jeden błędnie oceniony przypadek, niewłaściwa data albo źle zastosowana procedura mogą oznaczać nie tylko utratę dofinansowania, ale również konieczność zwrotu pobranych środków wraz z odsetkami.
Dlatego podczas szkolenia „Błędy w PFRON, które mogą kosztować Twoją firmę tysiące złotych” pokazuję najczęstsze pomyłki, które widzę w praktyce, oraz sytuacje, w których pozornie niewielki szczegół może całkowicie zmienić prawo do dofinansowania.
Omawiam konkretne przypadki, dokumenty i mechanizmy, które pomagają wychwycić błąd zanim zrobi to PFRON.
Jeżeli zajmujesz się rozliczeniami PFRON, to szkolenie pozwoli Ci spojrzeć na swoją dokumentację zupełnie inaczej.
👉 Sprawdź szczegóły szkolenia i zapisz się na najbliższy termin.
https://avszkolenia.pl/09-09-2026-szkolenie-bledy-pfron[A1]
KONTAKT
Masz pytania?
ul. Wiejska 10, 44-200 Rybnik