PFRON bez tajemnic » Ważny wyrok NSA: spóźniony pierwszy WN-D może oznaczać utratę prawa do dofinansowania!

Czy pracodawca, który spełniał warunki do uzyskania dofinansowania do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami, ale nie złożył pierwszego wniosku WN-D w odpowiednim terminie, może rozpocząć korzystanie z dofinansowania w kolejnych miesiącach?

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 9 kwietnia 2026 r., sygn. I GSK 67/25, potwierdził bardzo istotne dla pracodawców stanowisko: brak złożenia wniosku o dofinansowanie w sytuacji, gdy pracodawca spełniał już przesłanki uzyskania pomocy, może mieć wpływ nie tylko na dofinansowanie za ten konkretny miesiąc, ale również na możliwość korzystania z pomocy w kolejnych okresach.

Wyrok nie tworzy nowej zasady pozwalającej wcześniej pracodawcy dowolnie wybrać moment rozpoczęcia korzystania z dofinansowania. Pokazuje natomiast, jak daleko mogą sięgać konsekwencje niezłożenia pierwszego WN-D w miesiącu, w którym pracodawca mógł już skutecznie ubiegać się o pomoc.

Czego dotyczyła sprawa?

Sprawa dotyczyła spółki, która ubiegała się o miesięczne dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami.

Z ustaleń przedstawionych w postępowaniu wynikało, że spółka mogła ubiegać się o dofinansowanie już za październik 2019 r., natomiast pierwszy wniosek o dofinansowanie złożyła dopiero za luty 2020 r.

Kilka lat później PFRON zakwestionował jej prawo do dofinansowania za kolejny okres. Sprawa dotycząca dofinansowania za grudzień 2022 r. ostatecznie trafiła do sądu administracyjnego, a następnie do NSA.

Pracodawca argumentował, że dofinansowanie jest świadczeniem miesięcznym. W jego ocenie brak wniosku za październik 2019 r. nie powinien powodować utraty prawa do pomocy za kolejne miesiące.

Spółka wskazywała również, że żaden przepis ustawy o rehabilitacji nie mówi wprost, że warunkiem uzyskania dofinansowania za późniejszy miesiąc jest wcześniejsze złożenie wniosku za pierwszy miesiąc, w którym możliwe było otrzymanie pomocy.

NSA nie podzielił tej argumentacji.

Co powiedział NSA?

NSA wskazał, że przepisów ustawy o rehabilitacji dotyczących dofinansowania do wynagrodzeń nie można interpretować w oderwaniu od zasad udzielania pomocy publicznej wynikających z prawa unijnego.

Dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami jest pomocą publiczną. Dlatego przy ocenie prawa do tej pomocy znaczenie ma również rozporządzenie Komisji (UE) nr 651/2014.

Sąd zwrócił uwagę na cel tego rodzaju pomocy. Subsydia płacowe mają wspierać zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami, a nie wyłącznie zmniejszać koszty zatrudnienia, które pracodawca i tak ponosiłby bez otrzymania pomocy.

Najważniejsze stwierdzenie NSA sprowadza się do tego, że:

Jeżeli pracodawca nie składa wniosku o dofinansowanie, mimo że spełnia przesłanki uzyskania pomocy, może to świadczyć o tym, że pomoc nie była konieczna.

NSA zaakceptował również stanowisko, zgodnie z którym niezachowanie zasad dotyczących terminu złożenia wniosku może prowadzić do utraty prawa do dofinansowania także w kolejnych miesiącach.

Termin na złożenie WN-D ma znaczenie

Obecnie zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 31 lipca 2024 r. w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych pracodawca składa wniosek wraz z informacją do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dokumenty dotyczą.

Przepisy przewidują również możliwość przywrócenia tego terminu. Zgodnie z § 4 ust. 4 termin może zostać przywrócony na prośbę pracodawcy, jeżeli uprawdopodobni on, że uchybienie nastąpiło bez jego winy.

NSA zwrócił na tę konstrukcję szczególną uwagę. Zdaniem sądu skoro ustawodawca przewidział możliwość przywrócenia terminu, oznacza to, że niedochowanie go może powodować negatywne konsekwencje dla pracodawcy.

Podstawa prawna dofinansowania PFRON

Podstawowym przepisem regulującym miesięczne dofinansowanie jest art. 26a ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

Zasady ustalania zatrudnienia pracownika na potrzeby dofinansowania określa natomiast art. 26b ustawy, a procedurę składania informacji i wniosku o wypłatę dofinansowania – art. 26c ustawy.

Aktualny tekst jednolity ustawy został ogłoszony w Dz.U. z 2026 r. poz. 884.

Istotny jest również § 2 rozporządzenia z 31 lipca 2024 r., zgodnie z którym dofinansowanie stanowiące pomoc publiczną jest udzielane zgodnie z rozporządzeniem Komisji (UE) nr 651/2014 w zakresie pomocy w formie subsydiowania wynagrodzeń na zatrudnianie pracowników z niepełnosprawnościami.

To właśnie powiązanie polskich przepisów z regulacjami dotyczącymi pomocy publicznej miało duże znaczenie w argumentacji NSA.

A co z efektem zachęty?

Rozporządzenie Komisji (UE) nr 651/2014 reguluje tzw. efekt zachęty. Co do zasady pomoc publiczna powinna prowadzić do określonego działania przedsiębiorcy, a nie tylko finansować działalność, którą przedsiębiorca i tak prowadziłby bez pomocy. Art. 6 rozporządzenia określa ogólne zasady dotyczące efektu zachęty, przy czym dla pomocy na zatrudnianie pracowników z niepełnosprawnościami zastosowanie mają również szczególne zasady wynikające z tego rozporządzenia.

W omawianym wyroku NSA odwołał się przede wszystkim do celu subsydiów płacowych i uznał, że przy ocenie prawa do pomocy nie można abstrahować od tego, czy pomoc rzeczywiście była potrzebna i miała wpływ na zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami.

Przykład praktyczny

Pracodawca zatrudnia pracownika z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności od 1 stycznia 2026 r.

Pracownik spełnia warunki do objęcia go dofinansowaniem, pracodawca posiada dokument potwierdzający niepełnosprawność, prawidłowo ponosi koszty płacy oraz spełnia pozostałe warunki wymagane do otrzymania pomocy.

Jeżeli zatem styczeń 2026 r. jest pierwszym miesiącem, za który pracodawca może skutecznie ubiegać się o dofinansowanie, znaczenie ma to, czy właśnie za ten miesiąc rozpocznie korzystanie z pomocy.

Załóżmy jednak, że pracodawca nie składa WN-D za styczeń. Nie składa go również za luty i marzec. Pierwszy wniosek składa dopiero za kwiecień 2026 r.

Problemem nie jest w takiej sytuacji wyłącznie to, że pracodawca nie otrzymał dofinansowania za trzy wcześniejsze miesiące.

Pojawia się znacznie ważniejsze pytanie:

skoro pracodawca już od stycznia spełniał warunki do uzyskania pomocy, dlaczego nie wystąpił o nią w pierwszym możliwym terminie?

W świetle stanowiska przedstawionego przez NSA PFRON może badać, czy brak wystąpienia o pomoc od początku nie świadczy o tym, że pracodawca był w stanie prowadzić to zatrudnienie bez wsparcia, a więc pomoc nie była konieczna w rozumieniu zasad pomocy publicznej.

Dlatego w takim przypadku nie należy ograniczać analizy do stwierdzenia: „nie było wniosku za styczeń, luty i marzec, więc pracodawca stracił tylko te miesiące”.

Wyrok NSA I GSK 67/25 pokazuje, że konsekwencje mogą być znacznie dalej idące.

Co powinien sprawdzić pracodawca przed złożeniem pierwszego WN-D?

Przy rozpoczynaniu korzystania z dofinansowania PFRON kluczowe jest ustalenie pierwszego miesiąca, za który pracodawca rzeczywiście mógł skutecznie ubiegać się o pomoc.

W praktyce należy sprawdzić przede wszystkim:

od kiedy pracownik jest zatrudniony,
od kiedy pracodawca posiada dokument potwierdzający jego niepełnosprawność,
od którego miesiąca pracownik spełnia warunki objęcia go dofinansowaniem,
czy pracodawca spełniał w tym okresie wszystkie pozostałe warunki uzyskania pomocy,
za jaki miesiąc został złożony pierwszy WN-D,
czy pomiędzy pierwszym miesiącem, za który możliwe było uzyskanie pomocy, a pierwszym faktycznie złożonym WN-D występuje przerwa,
a jeżeli występuje – z czego ona wynika.

Wyrok pokazuje więc, że przed rozpoczęciem korzystania z SODiR nie powinno się analizować wyłącznie miesiąca, za który pracodawca chce obecnie złożyć wniosek.

Trzeba sięgnąć również do historii zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami i ustalić, kiedy po raz pierwszy powstała możliwość skutecznego ubiegania się o pomoc.

Czy każdy miesiąc bez WN-D oznacza utratę dofinansowania na przyszłość?

Nie należy wyciągać z tego wyroku wniosku, że każde niezłożenie WN-D za jeden miesiąc automatycznie i w każdej sytuacji powoduje utratę prawa do dofinansowania na wszystkie kolejne miesiące.

Trzeba odróżnić co najmniej dwie sytuacje.

Czym innym jest pominięcie pojedynczego miesiąca przez pracodawcę, który wcześniej prawidłowo rozpoczął korzystanie z dofinansowania.

Czym innym natomiast jest sytuacja, w której pracodawca spełnia warunki do uzyskania pomocy, przez pewien czas w ogóle o nią nie występuje, a pierwszy WN-D składa dopiero za późniejszy miesiąc.

Wyrok NSA z 9 kwietnia 2026 r. dotyczy właśnie znaczenia tego pierwszego momentu rozpoczęcia korzystania z pomocy.

NSA jednoznacznie stwierdził, że brak złożenia wniosku w sytuacji spełnienia przesłanek dofinansowania może świadczyć o tym, że pomoc nie była konieczna. Sąd nie zgodził się również z argumentem, że konsekwencją niezłożenia wniosku powinno być wyłącznie nieotrzymanie pomocy za jeden konkretny miesiąc.

Co ten wyrok oznacza dla pracodawców?

Wyrok jest szczególnie istotny dla pracodawców, którzy:

zatrudniają już osoby z niepełnosprawnościami,
do tej pory nie korzystali z dofinansowania do ich wynagrodzeń,
a obecnie chcieliby rozpocząć składanie wniosków WN-D.

W takiej sytuacji przed wysłaniem pierwszego wniosku warto dokładnie ustalić:

od którego miesiąca pracodawca rzeczywiście spełniał warunki do otrzymania dofinansowania i dlaczego nie wystąpił o pomoc już wtedy.

Nie zawsze więc właściwe będzie rozpoczęcie analizy od bieżącego miesiąca.

Najpierw trzeba ustalić historię zatrudnienia oraz moment, w którym po raz pierwszy powstało prawo do ubiegania się o pomoc.

Podsumowanie

Wyrok NSA z 9 kwietnia 2026 r., sygn. I GSK 67/25, potwierdza, że termin złożenia pierwszego wniosku WN-D może mieć bardzo istotne znaczenie dla prawa pracodawcy do dofinansowania.

Najważniejszego wniosku z tego orzeczenia nie należy jednak formułować jako zasady, że „od teraz nie można rozpocząć korzystania z dofinansowania w dowolnym momencie”.

Takiej dowolności nie było wcześniej.

Znaczenie wyroku polega przede wszystkim na tym, że NSA potwierdził daleko idące konsekwencje niezłożenia wniosku w pierwszym okresie, w którym pracodawca spełniał warunki do otrzymania pomocy.

Dlatego przed złożeniem pierwszego WN-D warto odpowiedzieć na trzy pytania:

Od kiedy pracodawca spełniał warunki do dofinansowania?

Za jaki miesiąc powinien zostać złożony pierwszy wniosek?

Czy pomiędzy tym miesiącem a pierwszym faktycznie złożonym WN-D występuje przerwa – i z czego ona wynika?

W świetle omawianego wyroku odpowiedzi na te pytania mogą mieć znaczenie nie tylko dla jednego pominiętego miesiąca, ale również dla prawa do dofinansowania w kolejnych okresach.

Podstawa prawna

ustawa z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych – w szczególności art. 26a, art. 26b i art. 26c; tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 884,
rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 31 lipca 2024 r. w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych – w szczególności § 2 i § 4,
rozporządzenie Komisji (UE) nr 651/2014 z 17 czerwca 2014 r.,
wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 9 kwietnia 2026 r., sygn. I GSK 67/25.

Masz wątpliwość, od którego miesiąca możesz bezpiecznie ubiegać się o dofinansowanie PFRON?

Jeżeli zatrudniasz osoby z niepełnosprawnościami, ale do tej pory nie korzystałeś z dofinansowania albo pierwszy WN-D został złożony z opóźnieniem, warto sprawdzić sytuację zanim wyślesz kolejny wniosek.

Analizuję takie przypadki indywidualnie – sprawdzam historię zatrudnienia, moment powstania prawa do dofinansowania oraz ryzyka związane z wcześniejszym brakiem wniosków.

Skontaktuj się ze mną, zanim podejmiesz decyzję o złożeniu WN-D.

Ważny wyrok NSA: spóźniony pierwszy WN-D może oznaczać utratę prawa do dofinansowania!