Wynagrodzenie wypłacone po terminie a dofinansowanie z PFRON.
Czy pracodawca traci dopłatę?
Terminowa wypłata wynagrodzenia jest jednym z warunków uzyskania miesięcznego dofinansowania do wynagrodzenia pracownika z niepełnosprawnością.
W praktyce nawet kilkunastodniowe opóźnienie może zdecydować o tym, czy pracodawca zachowa prawo do dofinansowania.
Nie każde opóźnienie oznacza jednak automatyczną utratę dopłaty. Kluczowe znaczenie ma jego długość, faktyczny dzień otrzymania wynagrodzenia przez pracownika oraz moment złożenia wniosku Wn-D.
Pracodawca wypłacił wynagrodzenie 24. dnia miesiąca
Przeanalizujmy konkretną sytuację.
Zgodnie z obowiązującymi w firmie zasadami pracodawca powinien wypłacić wynagrodzenie najpóźniej do 10. dnia miesiąca. W przypadku dwóch pracowników posiadających orzeczenie o niepełnosprawności przelew został jednak wykonany dopiero 24. dnia miesiąca.
Powstało więc pytanie:
Czy pracowników można jeszcze wykazać we wniosku o dofinansowanie z PFRON?
W tej sprawie skierowane zostało zapytanie do Departamentu Rynku Pracy PFRON. Fundusz wskazał, że warunkiem otrzymania dofinansowania jest faktyczne i terminowe poniesienie kosztów płacy związanych z zatrudnieniem pracownika z niepełnosprawnością.
Opóźnienie nie może przekroczyć 14 dni
Zgodnie z art. 26a ust. 1a¹ pkt 3 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych dofinansowanie nie przysługuje, jeżeli miesięczne koszty płacy zostały poniesione z uchybieniem terminów wynikających z odrębnych przepisów przekraczającym 14 dni.
Zasada ta dotyczy nie tylko składek ZUS czy zaliczki na podatek dochodowy, ale również wynagrodzenia pracownika.
PFRON potwierdza, że wszystkie składniki kosztów płacy powinny zostać poniesione w terminie albo z opóźnieniem nieprzekraczającym 14 dni.
Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypadał na 10. dzień miesiąca, to wypłata dokonana 24. dnia miesiąca mieści się jeszcze w dopuszczalnym okresie 14 dni.
Trzeba jednak uważać na sposób liczenia terminu. Jeden dodatkowy dzień opóźnienia może oznaczać przekroczenie ustawowego limitu i utratę prawa do całego dofinansowania za danego pracownika za konkretny miesiąc.
Samo zlecenie przelewu nie wystarczy
Jednym z najważniejszych elementów odpowiedzi PFRON było wyjaśnienie, że za dzień wypłaty wynagrodzenia nie zawsze należy uznawać dzień, w którym pracodawca zlecił przelew.
Liczy się dzień, w którym pracownik może faktycznie dysponować całością należnego wynagrodzenia.
Jeżeli więc pracodawca zlecił przelew 24 czerwca, ale pieniądze znalazły się na rachunku pracownika dopiero 25 czerwca, to właśnie 25 czerwca może zostać uznany za dzień poniesienia kosztu płacy.
W analizowanej sprawie PFRON wskazał, że warunek terminowości został spełniony, o ile pracownicy mogli dysponować pełnym wynagrodzeniem najpóźniej 24 czerwca 2026 roku. Samo wysłanie przelewu tego dnia nie było wystarczające.
Dlatego w przypadku opóźnionej wypłaty warto sprawdzić nie tylko datę widoczną na potwierdzeniu przelewu pracodawcy, ale również faktyczną datę zaksięgowania środków na rachunku pracownika.
Wynagrodzenie musi zostać wypłacone przed złożeniem Wn-D
Drugim warunkiem jest zachowanie właściwej kolejności działań.
Pracodawca nie powinien składać wniosku o dofinansowanie przed faktyczną wypłatą wynagrodzenia. Wniosek może zostać przekazany dopiero wtedy, gdy pracownik otrzyma całość wynagrodzenia za miesiąc, którego dotyczy dofinansowanie.
PFRON wskazuje, że wniosek Wn-D wraz z wymaganymi załącznikami składa się co do zasady do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy dofinansowanie.
W analizowanym przypadku oznaczało to, że jeżeli wynagrodzenie za maj 2026 roku było dostępne dla pracowników 24 czerwca, pracodawca mógł złożyć wniosek po dokonaniu wypłaty, najpóźniej 25 czerwca 2026 roku.
Nieprawidłowa kolejność — najpierw Wn-D, a dopiero później wypłata wynagrodzenia — może skutkować odmową przyznania dofinansowania.
Co należy sprawdzić przed wykazaniem pracownika we wniosku?
Przed ujęciem pracownika w dokumentach składanych do PFRON należy ustalić:
- jaki termin wypłaty wynagrodzenia obowiązywał u pracodawcy,
- ile dokładnie dni wyniosło opóźnienie,
- kiedy środki faktycznie znalazły się na rachunku pracownika,
- czy pracownik otrzymał całość należnego wynagrodzenia,
- czy pozostałe składniki kosztów płacy zostały poniesione prawidłowo,
- czy wniosek Wn-D został złożony dopiero po wypłacie wynagrodzenia,
- czy zachowano termin na przekazanie dokumentów do PFRON.
Ocena nie powinna ograniczać się wyłącznie do daty wpisanej na poleceniu przelewu. Istotne są dokumenty potwierdzające, kiedy pracownik rzeczywiście otrzymał pieniądze.
A co ze składkami ZUS?
W odniesieniu do składek ZUS ustawa przewiduje szczególny wyjątek. Zapłata składek z opóźnieniem przekraczającym 14 dni nie zawsze pozbawia pracodawcę dofinansowania, jeżeli wartość spóźnionej części nie przekracza 2% składek należnych za dany okres sprawozdawczy.
Wyjątku tego nie należy jednak automatycznie stosować do wynagrodzenia pracownika. W przypadku pensji przekroczenie 14-dniowego okresu opóźnienia może prowadzić do utraty dofinansowania za cały miesiąc.
Czy w opisanym przypadku dofinansowanie przysługiwało?
Na podstawie odpowiedzi udzielonej przez PFRON można uznać, że pracodawca mógł wykazać pracowników we wniosku, jeżeli jednocześnie:
- wynagrodzenie było należne do 10 czerwca 2026 roku,
- pracownicy mogli dysponować jego pełną kwotą najpóźniej 24 czerwca 2026 roku,
- wniosek został złożony dopiero po faktycznej wypłacie wynagrodzenia,
- dokumenty zostały przekazane do PFRON najpóźniej 25 czerwca 2026 roku,
- spełnione zostały również pozostałe ustawowe warunki uzyskania pomocy.
Odpowiedź na pytanie nie zależy więc wyłącznie od tego, kiedy pracodawca „zrobił przelew”. Konieczne jest przeanalizowanie całej osi czasu oraz dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów płacy.
Jednodniowa różnica może kosztować pracodawcę całe dofinansowanie
W rozliczeniach PFRON szczegóły mają ogromne znaczenie. Data zaksięgowania wynagrodzenia, długość opóźnienia czy złożenie wniosku kilka godzin za wcześnie mogą wpłynąć na prawo do miesięcznej dopłaty.
Dlatego przy opóźnionych płatnościach nie warto opierać się jedynie na ogólnym przekonaniu, że „wynagrodzenie zostało już zapłacone”. Każdy przypadek powinien zostać sprawdzony indywidualnie, z uwzględnieniem obowiązującego terminu wypłaty, dokumentacji bankowej oraz daty wysłania wniosku Wn-D.
Masz wątpliwości dotyczące kosztów płacy lub terminowości wypłat?
Podczas audytów dokumentacji PFRON często spotykam sytuacje, w których pozornie niewielkie opóźnienie albo niewłaściwa kolejność działań naraża pracodawcę na utratę dofinansowania lub konieczność jego zwrotu.
Jeżeli chcesz uporządkować swoją wiedzę i nauczyć się rozpoznawać podobne ryzyka, sprawdź aktualne szkolenia oraz Akademię PFRON. Omawiam podczas nich praktyczne przypadki wynikające z rzeczywistych problemów pracodawców i pokazuję, na jakie szczegóły zwracać uwagę przed wysłaniem dokumentów do Funduszu.
Chcesz uniknąć kosztownych błędów w rozliczeniach PFRON?
W Akademii PFRON uczę, jak prawidłowo analizować warunki uzyskania dofinansowania, sprawdzać koszty płacy i rozpoznawać sytuacje, które mogą pozbawić pracodawcę dopłat lub narazić go na obowiązek zwrotu środków.
Pracujemy na praktycznych przypadkach, podobnych do tego opisanego w artykule, dzięki czemu łatwiej zrozumiesz, na co zwracać uwagę przed wysłaniem dokumentów do PFRON.
Dołącz do Akademii PFRON i uporządkuj swoją wiedzę krok po kroku.
Artykuł ma charakter informacyjny i został opracowany na podstawie indywidualnej odpowiedzi PFRON z 25 czerwca 2026 roku oraz przepisów obowiązujących na dzień 4 sierpnia 2026 roku. Każdy przypadek wymaga odrębnej oceny z uwzględnieniem dokumentacji pracodawcy.
KONTAKT
Masz pytania?
Nazywam się Elżbieta Górecka. Jako ekspert kadrowo-płacowy zajmuję się również tematyką PFRON. W kwestiach PFRON od ponad 10 lat wspieram firmy z sukcesem pozyskując dla nich dofinansowania do pensji pracowników oraz obniżając obowiązkowe wpłaty do PFRON.
PFRON, szkolenia, dofinansowania i wpłaty.
ul. Wiejska 10, 44-200 Rybnik