Brak 6% wskaźnika PFRON w jednym miesiącu – czy można złożyć wniosek w następnym?
Pracodawcy korzystający z systemu wsparcia PFRON często pytają, czy brak 6% wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami w jednym miesiącu zamyka drogę do uzyskania dofinansowania także w kolejnych okresach. To ważna kwestia zwłaszcza dla firm, w których poziom zatrudnienia zmienia się dynamicznie, a rotacja pracowników wpływa na spełnienie ustawowych warunków.
Odpowiedź brzmi: tak, pracodawca może ubiegać się o dofinansowanie w kolejnym miesiącu, jeżeli w tym danym miesiącu spełni wymagane warunki, przy czym zatrudnia co najmniej 25 etatów i osiągnie minimum 6% wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami. Brak spełnienia warunku w jednym miesiącu oznacza jednak, że dofinansowanie za ten konkretny miesiąc nie przysługuje. PFRON wskazuje, że warunki uprawniające do miesięcznego dofinansowania są oceniane za dany okres sprawozdawczy, a dane są weryfikowane na podstawie dokumentów składanych za ten miesiąc.
Kiedy firma musi spełniać 6% wskaźnika PFRON?
Wymóg osiągnięcia 6% wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami dotyczy pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. W takiej sytuacji niespełnienie tego wskaźnika powoduje brak prawa do miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami. To jedna z podstawowych zasad, jakie należy uwzględnić przy planowaniu rozliczeń z PFRON.
Z perspektywy praktycznej oznacza to, że firma powinna co miesiąc analizować:
- ogólny stan zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty,
- liczbę zatrudnionych osób z niepełnosprawnościami,
- poziom wskaźnika zatrudnienia na moment składania dokumentów do PFRON.
Czy brak 6% wskaźnika w jednym miesiącu blokuje dofinansowanie w następnym?
Nie. To bardzo ważne rozróżnienie. Prawo do dofinansowania PFRON jest oceniane odrębnie za każdy miesiąc, a nie narastająco za cały rok czy kilka kolejnych okresów. Jeżeli więc firma nie spełniła 6% wskaźnika przykładowo w maju, to nie uzyska dofinansowania za maj, ale jeśli w czerwcu wskaźnik zostanie osiągnięty, może już złożyć wniosek za czerwiec.
To oznacza również, że:
- nie można „odzyskać” dofinansowania za miesiąc, w którym warunek nie był spełniony,
- poprawa wskaźnika w kolejnym miesiącu nie działa wstecz,
- każdy miesiąc należy oceniać jako odrębny okres uprawnienia do wsparcia.
Wniosek Wn-D i rozliczenie PFRON – dlaczego miesiąc ma znaczenie?
W praktyce rozliczeniowej kluczowe znaczenie ma to, że dokumenty do PFRON, w tym Wn-D, odnoszą się do konkretnego miesiąca. Skoro dofinansowanie jest miesięczne, to także spełnienie warunków ustawowych badane jest osobno dla każdego okresu sprawozdawczego. Dlatego firma, która nie miała wymaganego wskaźnika w jednym miesiącu, nie może traktować kolejnego wniosku jako „uzupełnienia” brakującego prawa za wcześniejszy okres.
To właśnie ten miesięczny charakter rozliczenia powoduje, że pracodawcy powinni prowadzić stały monitoring poziomu zatrudnienia. W przypadku większych organizacji brak bieżącej kontroli może prowadzić do sytuacji, w której firma dopiero po czasie zauważy, że w danym miesiącu nie spełniła wymogu 6%, a tym samym utraciła prawo do wsparcia za ten okres.
Brak wniosku a brak prawa do dofinansowania – to nie to samo
W praktyce trzeba odróżnić dwie sytuacje:
1. Firma miała prawo do dofinansowania, ale nie złożyła wniosku
Czyli:
- spełniała warunki,
- miała wymagany wskaźnik,
- mogła dostać dofinansowanie,
- ale z jakiegoś powodu nie wysłała dokumentów.
W tej sytuacji problemem nie jest brak wniosku, tylko brak prawa do wsparcia.
2. Firma nie miała prawa do dofinansowania
Czyli:
- nie spełniała warunków,
- np. nie osiągnęła 6% wskaźnika,
- więc nawet gdyby złożyła wniosek, i tak dofinansowanie za ten miesiąc by nie przysługiwało.
W tej sytuacji problemem nie jest brak wniosku, tylko brak prawa do wsparcia.
Case study: firma straciła dofinansowanie za jeden miesiąc, ale odzyskała prawo w następnym
Przykład praktyczny
Firma usługowa zatrudnia 32 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Przez większość roku utrzymuje wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami powyżej 6%, dzięki czemu regularnie korzysta z dofinansowań do wynagrodzeń z PFRON.
W sierpniu jedna z osób z orzeczeniem zakończyła zatrudnienie, a nowy pracownik został przyjęty dopiero od września. W efekcie w sierpniu wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami spadł do 5,6%. Firma nie spełniła więc wymaganego warunku i nie mogła ubiegać się o dofinansowanie za sierpień.
We wrześniu, po zatrudnieniu kolejnej osoby z niepełnosprawnością, wskaźnik wzrósł do 6%. W tym miesiącu pracodawca ponownie spełnił warunki ustawowe, dlatego mógł złożyć dokumenty do PFRON za wrzesień i uzyskać dofinansowanie za ten miesiąc.
Wniosek z case study
Spełnienie 6% wskaźnika w kolejnym miesiącu przywraca możliwość ubiegania się o wsparcie na przyszłość, ale nie daje prawa do dofinansowania za miesiąc, w którym warunek nie był spełniony.
Jak zabezpieczyć firmę przed utratą dofinansowania PFRON?
Aby ograniczyć ryzyko utraty prawa do wsparcia, warto wdrożyć w firmie prostą procedurę comiesięcznej kontroli. Najlepiej, by przed złożeniem dokumentów do PFRON sprawdzać:
- liczbę etatów ogółem,
- liczbę etatów osób z niepełnosprawnościami,
- aktualny wskaźnik 6%,
- kompletność danych do rozliczenia Wn-D,
- ewentualne zmiany kadrowe, które mogły wpłynąć na prawo do dofinansowania.
Dla wielu pracodawców najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest powiązanie tej kontroli z miesięcznym zamknięciem listy płac oraz obiegiem dokumentów kadrowych.
Podsumowanie
Jeżeli firma w danym miesiącu nie spełni 6% wskaźnika PFRON, to nie nabędzie prawa do dofinansowania za ten miesiąc. Nie oznacza to jednak utraty prawa do wsparcia w kolejnych miesiącach. Jeżeli w następnym okresie wskaźnik zostanie osiągnięty, a pozostałe warunki będą spełnione, pracodawca może ponownie złożyć wniosek i ubiegać się o dofinansowanie.
Najważniejsza zasada brzmi więc: PFRON ocenia uprawnienie do dofinansowania miesięcznie, a nie w sposób ciągły. Z tego powodu regularna kontrola wskaźnika zatrudnienia jest jednym z podstawowych obowiązków organizacyjnych firmy korzystającej z dofinansowań.
Masz pytania dotyczące PFRON, dofinansowań lub zatrudniania osób z niepełnosprawnościami?
Skontaktuj się ze mną — pomogę ocenić sytuację w Twojej firmie i dobrać właściwe rozwiązania.
Telefon: 600 986 874
E-mail: e.gorecka@av-kancelaria.pl
KONTAKT
Masz pytania?
Nazywam się Elżbieta Górecka. Jako ekspert kadrowo-płacowy zajmuję się również tematyką PFRON. W kwestiach PFRON od ponad 10 lat wspieram firmy z sukcesem pozyskując dla nich dofinansowania do pensji pracowników oraz obniżając obowiązkowe wpłaty do PFRON.
PFRON, szkolenia, dofinansowania i wpłaty.
ul. Wiejska 10, 44-200 Rybnik