Jak samodzielnie przeprowadzić AUDYT PFRON - CHECKLISTA do pobrania!!!
Jak samodzielnie przeprowadzić audyt w firmie?
Przeprowadzenie samodzielnego audytu w firmie to kluczowy krok w zapewnieniu zgodności z przepisami prawa i optymalizacji procesów związanych z zatrudnianiem osób niepełnosprawnych. Poniżej przedstawiam kroki, które pomogą Ci zrealizować audyt wewnętrzny, skupiający się na zgodności z wymogami Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) oraz maksymalizacji korzyści finansowych z tego tytułu.
Krok 1: Przygotowanie do audytu
Na początku ważne jest określenie celu audytu. W tym przypadku, audyt ma na celu sprawdzenie kilku kluczowych obszarów, w tym:
- Prawidłowości prowadzenia dokumentacji pracowniczej dotyczącej osób niepełnosprawnych,
- Zgodności z procedurami ubiegania się o dofinansowanie z PFRON,
- Poprawności kalkulacji efektu zachęty,
- Prawidłowości kwalifikowania osób, którym kończą się lub skończyły orzeczenia o niepełnosprawności,
- Weryfikacji pracowników kwalifikowanych do dofinansowania,
- Możliwości obniżenia wpłat na PFRON,
Krok 2: Sprawdzenie dokumentacji pracowniczej
Rozpocznij audyt od dokładnego przeglądu dokumentacji pracowniczej związanej z osobami niepełnosprawnymi. Skup się na:
- Aktualności orzeczeń o niepełnosprawności – upewnij się, że wszystkie orzeczenia są ważne i odpowiednio OPISANE.
- Kompletnym prowadzeniu akt pracowniczych – sprawdź, czy wszystkie dokumenty są zgodne z wymogami prawnymi, w tym zgłoszenia do ZUS z odpowiednimi kodami.
- Aktualności i ODPOWIEDNICH ZAPIACH w orzeczeniach lekarskich
Jeśli stwierdzisz jakiekolwiek braki lub niezgodności, natychmiast je uzupełnij, aby uniknąć problemów podczas kontroli.
Krok 3: Weryfikacja ubiegania się o dofinansowanie z PFRON
Przeanalizuj procedury ubiegania się o miesięczne dofinansowanie do wynagrodzeń osób z niepełnosprawnościami. Tutaj znajdziesz wytyczne . Upewnij się, że:
- Wnioski są składane na czas i zawierają wszystkie wymagane i PRAWIDŁOWO WYLICZONE wartości w poszczególnych rubrykach.
- Dokumentacja jest kompletna i zgodna z wytycznymi PFRON.
- Wszelkie wymagane procedury są przestrzegane, aby zminimalizować ryzyko odmowy dofinansowania. Np. powiązania między podmiotami, kondycja finansowa podmiotu, przelewy składek ZUS/US, przelew wynagrodzenia pracownika na konto, itp.
Krok 4: Sprawdzenie kalkulacji efektu zachęty
Kolejnym krokiem jest analiza poprawności wyliczania efektu zachęty. Efekt zachęty to jeden z głównych wymogów jaki należy spełnić aby móc starać się o dofinasowania. Aby upewnić się, że kalkulacje są prawidłowe:
- Przeanalizuj dane użyte do obliczeń, a przede wszystkim czy prawidłowo są wyliczone stany zatrudniania.
- Zweryfikuj, czy metoda obliczeń jest zgodna z aktualnymi wytycznymi PFRON.
Krok 5: Kwalifikowanie pracowników z wygasającymi orzeczeniami
Zwróć uwagę na pracowników, których orzeczenia o niepełnosprawności wygasają w trakcie zatrudnienia. Sprawdź:
- Czy masz odpowiednią ewidencję terminów ważności orzeczeń.
- Czy wprowadzono procedury pozwalające na szybkie reagowanie na zmiany w statusie pracownika.
- Czy nowe orzeczenia są dostarczane na czas, aby uniknąć przerwy w uzyskaniu dofinansowania.
- Sprawdź także kto kiedy składa wnioski o kolejne orzeczenia i kiedy orzeczenia wpływają do podmiotu oraz monitoruj przerwy kończącymi się orzeczeniami a tymi nowymi.
Krok 6: Weryfikacja kwalifikowania pracowników do dofinansowania
Sprawdź, czy wszystkie osoby, które firma zgłasza do uzyskania dofinansowania, spełniają kryteria wymagane przez PFRON. Weryfikacja powinna obejmować:
- Zgodność dokumentów potwierdzających status niepełnosprawności.
- Aktualność i kompletność orzeczeń.
- W ODPOWIEDNI SPOSÓB weryfikuj osoby przyjmowane do pracy pod kontem posiadania orzeczeń o niepełnosprawności
Krok 7: Analiza możliwości obniżenia wpłat na PFRON
Jeśli firma dokonuje wpłat na PFRON, sprawdź, czy istnieją możliwości ich obniżenia. Możesz to zrobić, analizując:
- Strukturę zatrudnienia i ewentualne zmiany, które mogą wpłynąć na obniżenie wpłat.
- Dostępne ULGI I ZWOLNIENIA, które mogą mieć zastosowanie.
- Monitoruj pracowników pod kontem przebywania na zwolnieniach lekarskich może się okazać że ktoś z pracowników choruje przewlekle i chciałby skorzystać z ulg i uprawnień dla osób posiadających orzeczenia.
Krok 9: Sporządzenie raportu końcowego i rekomendacje
Na zakończenie audytu przygotuj raport końcowy. Powinien on zawierać:
- Szczegółowe wyniki audytu dla każdego z badanych obszarów.
- Identyfikację niezgodności i ryzyk.
- Konkretne rekomendacje dotyczące optymalizacji działań zgodnie z wymogami PFRON.
Raport powinien być jasny i zrozumiały, zawierając konkretne kroki, które firma powinna podjąć, aby poprawić zgodność z przepisami i zwiększyć korzyści finansowe.
Podsumowanie
Samodzielne przeprowadzenie audytu w firmie pozwala na lepsze zrozumienie procesów związanych z zatrudnianiem osób niepełnosprawnych i może przyczynić się do optymalizacji działań a przede wszystkim ochroni Twoją firmę przed zwrotem dofinasowania. Wykonanie powyższych kroków umożliwi wykrycie niezgodności, zmniejszenie ryzyka odmowy dofinansowania oraz pełne wykorzystanie dostępnych środków wsparcia.
PAMIĘTAJ!!!
To że PFRON wypłacił Ci dofinasowanie do pensji pracowników z orzeczeniem nie oznacza że podczas kontroli i wykrycia nieprawidłowości nie każe Ci zwrócić dotychczas otrzymanego dofinasowania.
Dzielę się z Tobą CHECKLISTĄ, która pomoże Ci w weryfikacji poszczególnych obszarów.
KONTAKT
Masz pytania?
Nazywam się Elżbieta Górecka. Jako ekspert kadrowo-płacowy zajmuję się również tematyką PFRON. W kwestiach PFRON od ponad 10 lat wspieram firmy z sukcesem pozyskując dla nich dofinansowania do pensji pracowników oraz obniżając obowiązkowe wpłaty do PFRON.
PFRON, szkolenia, dofinansowania i wpłaty.
ul. Wiejska 10, 44-200 Rybnik